Manajemen Proyek Sistem Informasi


Pemahaman Proyek

Sejak jaman dahulu telah dikenal adanya proyek, apakah proyek itu berupa mendirikan tempat hunian sederhana atau membangun candi-candi raksasa. Makin maju peradaban manusia, makin banyak macam proyek yang dikerjakan, bukan hanya proyek fisik seperti proyek pembangunan pabrik dan jalan, tetapi juga proyek non fisik seperti proyek studi kelayakan, desain, dan pengembangan aplikasi yang kita kenal dengan proyek sistem informasi.

Pembangunan yang dijalankan di negara manapun di dunia ini, termasuk di Indonesia, dilaksanakan pada mulanya dalam bentuk proyek. Oleh karenanya, keberhasilan pembangunan akan sangat ditentukan oleh keberhasilan penyelenggaraan proyek-proyek pembangunan. Pembangunan di Indonesia sekarang ini masih tertinggal jika dibandingkan dengan negara tetangga.

Keadaan yang demikian, di satu sisi mengakibatkan daya saing kita sebagai Bangsa di Era kompetisi global yang keras seperti sekarang ini menjadi rendah, di sisi lain pelayan publik menjadi tidak seperti yang diharapkan. Jeda pembangunan yang telah terjadi setelah krisis ekonomi dan keterbatasan kemampuan pembiayaan, mengakibatkan tingkat ketertinggalan kita semakin jauh.

Agaknya, konsolidasi dan pembangkitan semangat membangun dengan di landasi penerapan kaidah good governance dalam mengatur kegiatan pengelolaan pembangunan menjadi mutlak harus dilaksanakan. Pemanfaatan segala sumber daya secara akuntabel dan transparan dalam program/kegiatan pembangunan perlu ditegakkan. Pengerahan potensi Sumber Daya Manusia secara profesional sesuai dengan kompetensinya tanpa memberikan batasan gender akan sangat menunjang proses percepatan pembangunan. Kecepatan memetakan kebutuhan pembangunan dan mengidentifikasi potensi keunggulan yang dimiliki akan menjadi lebih tajam jika didukung dengan penerapan Desentralisasi Daerah dengan tepat. Kecuali itu, dengan penerapan desentralisasi yang tepat, harapan akan dukungan terhadap program/kegiatan pembangunan akan lebih mudah diwujudkan melalui perencanaan program/kegiatan secara bottom-up.

Sifat Proyek

Ciri khas proyek adalah bahwa kegiatan-kegiatan dari suatu proyek tidak berulang. Masing-masing kegiatan memiliki waktu awal dan waktu akhir. Waktu proyek yang terbatas dan banyaknya macam kegiatan yang ditangani, mengakibatkan pergantian dari satu kegiatan ke kegiatan lain termasuk pergantian tenaga pelaksananya berlangsung secara cepat.

Ciri khas proyek
a. Kegiatan proyek tidak berulang.
b. Pergantian dari satu kegiatan ke kegiatan yang lain berlangsung cepat.

Kecuali itu, volume pekerjaan yang dilaksanakan dalam satuan waktu tidak sama. Pada tahap persiapan dan tahap penyelesaian, intensitas relatip rendah. Beban puncak terjadi dalam tahap pelaksanaan, dimana banyak kegiatan secara bersamaan dilakukan.

Keadaan yang dinamis dengan tingkat intensitas yang berbeda menuntut ketepatan perencanaan penyediaan sumber daya, dan sensitifitas sistem monitoring. Perencanaan penyediaan maupun prosedur pemakaian sumber daya harus dapat dengan cepat mengikuti irama naik turunnya intensitas kegiatan. Metode pemantauan yang sensitif diperlukan agar penyimpangan yang terjadi dapat diditeksi sedini mungkin. Metode pemantauan yang tidak sensitip dapat mengakibatkan penyimpangan terlambat diketahui, sehingga tidak cukup waktu untuk melakukan tindakan koreksi, dan sumber daya yang tersisa berdasarkan rencana tidak cukup untuk mengatasinya.

Intensitas proyek berubah-ubah
a. ketepatan perencanaan penyediaan sumber daya.
b. sensitifitas sistem monitoring.

Gambar 1. Intensitas proyek berubah-ubah

Proyek Sistem Informasi
Proyek adalah suatu aktivitas yang menghasilkan sebuah produk baik jasa maupun barang, dari pengertian tersebut maka sangat diperlukan suatu ilmu yang digunakan untuk mengelola proyek tersebut, jadi Manajemen Proyek adalah suatu aktivitas keahlian dan metode untuk memanfaatkan sumber daya (resources) untuk mengelola sebuah proyek sehingga mencapai tujuan pada semua pihak yang berkepentingan terhadap proyek tersebut.
Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yaitu menyajikan data yang telah diolah menjadi suatu informasi yang dapat digunakan sebagai media pengambilan keputusan bagi pihak yang membutuhkan demi tercapainya harapan/ target pengguna sistem tersebut.
Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah suatu cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan sebuah proyek sistem informasi, Dalam hal ini Manajemen Proyek Sistem Informasi menekankan terhadap tiga hal yaitu : manusia, masalah dan proses.

Struktur Manajemen Proyek
Seperti yang ditulis sebelumnya bahwa manajemen proyek sistem informasi menekankan pada tiga hal faktor yang paling penting yaitu manusia(People), masalah(Problem) dan proses(Process), berikut akan saya uraikan untuk setiap faktor-faktor tersebut.
1. People
Hal ini adalah faktor yang paling riskan dalam pengembangan suatu perangkat lunak, apa bila tiap-tiap unsur yang ada dibawah ini melakukan tugasnya dengan baik maka semakin baik dan cepat selesai proses pembangunan proyek tersebut, sebagai berikut :
a. Pemain
b. Pimpinan Tim
c. Tim Perangkat Lunak
d. Organiser Tim
e. Koodinasi dan Komunikasi

2. Problem
Manajemen Proyek selalu melakukan analisa kebutuhan terhadap perangkat lunak hal ini menghabiskan waktu yang tidak sedikit karena mengingat kebutuhan yang berubah-ubah sehingga kita harus memetakan masalah proyek secara rinci.

3. Process
a. Fase Definisi
b. Fase Pengembangan
c. Fase Maintenance :
a) Koreksi
b) Adaptasi
c) Perkembangan
d) Pencegahan

WBS (Work Breakdown Structure) & Gantt Chart
WBS adalah pemecahan / pembagian pekerjaan kedalam bagian yang lebih kecil untuk dapat mengidentifikasi tugas-tugas dengan lebih spesifik dalam proses pembangunan tersebut. Berikut contoh dari WBS yang dikutip dari (http://holichaxor.com/education):
 Persiapan Project
1. Menugaskan project manager.
2. Menentukan stakeholder.
3. Menyiapkan business case.
4. Menyiapkan project charter.
5. Menentukan batasan proyek
 Perencanaan
1. Menyiapkan Team Project
2. Menyiapkan kontrak untuk Team Project
3. Menyiapkan jadwal dan batasan biaya proyek
4. Mengidentifikasi, mendiskusikan dan memprioritaskan resiko
 Pelaksanaan
1. Mempelajari semua dokumen keluaran dan masukan yang ada.
2. Mempelajari semua proses penjualan yang terjadi
3. Mewawancarai semua karyawan yang terlibat proses penjualan
4. Merancang Basisdata, Proses dan User Interface
5. Mempresentasikan Proses dan User Interface
6. Pengkodean (Programming) dan Testing Program
7. Merancang skema dan pemasangan jaringan intranet
8. Implementasi Program
 Kontrol
1. Mengontrol pembuatan program
2. Mengontrol program yang ditest
3. Mengontrol skema jaringan intranet
4. Mengontrol peng-implementasian program
 Penutup
1. Menyiapkan laporan final project
2. Menyiapkan presentasi final project

Gantt Chart adalah visualisasi dalam bentuk chart yang digunakan untuk menggambarkan jadwal-jadwal dari pengerjaan proyek, contoh dari Gantt Chart :

 
Gambar2. Contoh Gantt Chart

Cara Mengukur Biaya Proyek Sistem Informasi

Batasan yang paling umum dalam penentuan ukuran biaya proyek dengan melihat 2 (dua) aspek:
1. Biaya Personel, merupakan biaya personel/tenaga kerja
2. Biaya Non Personel, merupakan biaya pendukung tenaga kerja dalam melaksanakan pekerjaannya.

Biaya Personel
Merupakan komponen terbesar dalam proyek non fisik Untuk proyek sistem informasi kebutuhan personel didasarkan atas tahapan-tahapan diatas yaitu:

1.Persiapan Project
Penilaian kebutuhan personel dalam tahapan ini adalah pimpinan proyek. Waktu yang dibutuhkan dinilai dari besaran pekerjaan.

2. Perencanaan
Dalam tahapan perencanaan, pimpinan proyek sudah mulai dibantu personel yang memiliki keahlian analis sistem informasi dan waktu yang dibutuhkan juga bersifat relatif tergantung dari besaran pekerjaan.

3. Pelaksanaan
Berdasarkan konsep siklus pengembangan sistem informasi, tahapan-tahapan yang masuk dalam pelaksanaan ini adalah
a. Perencanaan sistem: Personel yang dibutuhkan memiliki keahlian analis
b. Analisis sistem: Personel yang dibutuhkan memiliki keahlian analis
c. Perancangan sistem secara umum / konseptual : Personel yang dibutuhkan memiliki keahlian analis dan database administrator
d. Evaluasi dan seleksi sistem : Personel yang dibutuhkan memiliki keahlian analis
e. Perancangan sistem secara detail: Personel yang dibutuhkan memiliki keahlian analis, programer dan database administrator
f. Pengembangan Perangkat Lunak: Personel yang dibutuhkan memiliki keahlian programer dan database administrator
g. Implementasi sistem: Personel yang dibutuhkan memiliki keahlian programer dan database administrator
h. Pemeliharaan / Perawatan Sistem: Personel yang dibutuhkan memiliki keahlian programer dan database administrator

4. Kontrol
Dalam tahapan ini dibutuhkan pimpinan proyek dan personel yang memiliki keahlian analis dan waktu yang dibutuhkan sesuai dengan masa kerja proyek.

5. Penutup
Merupakan penyediaan laporan-laporan berkaitan dengan administrasi proyek maupun laporan-laporan yang berkaitan dengan pekerjaan dan dokumentasi. Personel yang dibutuhkan adalah staf administrasi yang waktunya disesuaikan dengan masa kerja proyek.

Biaya Non Personel
Biaya non personel merupakan biaya tambahan dan tidak bersifat harus ada. Biaya ini dibutuhkan untuk mendukung personel dalam melaksanakan pekerjaannya, seperti:
1. Biaya Lisensi aplikasi yg dibutuhkan oleh personel untuk melaksanakan pekerjaannya menggunakan komputer.
2. Biaya Sewa Peralatan seperti komputer, printer, scanner, dll.
3. Biaya Alat Tulis Kantor
4. dan biaya-biaya lain yang dinilai perlu.

Sumber Referensi:
1. Modul Diklat Teknis Departemen Dalam Negeri – Lembaga Administrasi Negara
2. http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management_information_system

Posted from WordPress for Android

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: